Asuntokaupan materiaalit luotettavasti ja laadukkaasti

Pääkaupunkiseudulla toimiva Prime House on Documentuksen pitkäaikainen asiakas. Kiinteistönvälitystoimistossa tulostetaan vuosittain tuhansia asiakkaille jaettavia kohde-esitteitä ja kauppakirjoja, joten monitoimilaitteilta vaaditaan erittäin paljon. Konica Minolta on vastannut odotuksiin kiitettävästi.

Kiinteistönvälitystoimisto Prime House koostuu pitkään asunto- ja kiinteistöalalla työskennelleistä asiantuntijoista. Yritys toimii pääasiassa Espoon, Helsingin, Kauniaisten, Kirkkonummen ja Vantaan alueella. Tehokkaalla toimistolla on jatkuvasti myynnissä runsaasti asuntoja suurista ja ylellisistä omakotikohteista lähtien. Yhteistyö Documentuksen kanssa alkoi vajaat kymmenen vuotta sitten. Prime Housen kanssa yhteisissä tiloissa toimiva tilitoimisto Carpentum oli jo entuudestaan Documentuksen asiakas. Yritykset käyttivät aluksi samaa Konica Minoltaa, mutta kiinteistönvälittäjät huomasivat pian tarvitsevansa oman laitteen.

Tärkeitä tulosteita tiukalla aikataululla

Prime House käyttää Documentuksen toimittamaa monitoimilaitetta päivittäin. Erityisesti tulostusmäärät ovat nousseet todella suuriksi, mutta laitetta hyödynnetään myös pohjapiirustusten skannaukseen ja erilaisiin kopiointitarpeisiin. Koneen rooli on yrityksen toiminnan kannalta käytännössä kriittinen, sillä tulosteisiin kuuluvat muun muassa kaikki myyntiesitteet ja kauppakirjat. Toimitusjohtaja Helena Ranki-Puhakka kehuu Konica Minoltan laitetta luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi. Yleensä myyntiesitteet tulostetaan aivan viime hetkillä ja toisinaan viikonloppuisin, jolloin toimintavarmuus on tavallistakin tärkeämpää.

Aktiivista yhteistyötä vuodesta toiseen

Toimitusjohtaja Ranki-Puhakka kuvailee Documentusta palvelualttiiksi kumppaniksi ja kertoo Prime Housen olevan todella tyytyväinen monivuotiseen yhteistyöhön. Documentuksen Heikki Järvinen on pitänyt asiakkaansa aktiivisesti ajan tasalla monitoimilaitteisiin liittyvissä asioissa ja tullut aina tarvittaessa käymään Prime Housen Espoon Suomenojalla sijaitsevassa toimistossa. Myös Documentuksen huolto kerää kiitosta nopeudellaan ja tehokkuudellaan. Prime Housessa on koettu mukavaksi, että käytettävissä on aina tuttu huoltomies, joka tulee tilanteen vaatiessa ripeästi paikalle.

Tyylikästä jälkeä vaivattomasti

Prime Housessa hyödynnetään jatkuvasti Konica Minoltan monipuolisia viimeistelytoimintoja. Vihkojen ja kauppakirjojen tulostus on pitkälti automatisoitu. Monisivuisten vihkojen paksut kansiarkit ja sisäsivut tulevat omista lokeroistaan, jolloin kuka tahansa voi helposti tulostaa laadukkaita myyntiesitteitä. Asuntokaupoissa on poikkeuksetta kyse asiakkaille suurista asioista, joten jaettavien materiaalien täytyy ehdottomasti olla tyylikkäitä ja tulostusjäljen ensiluokkaista. ”Laadukkaat materiaalit kainalossa on helppo lähteä esittelyyn”, Ranki-Puhakka toteaa ja suuntaa autonsa kohti päivän seuraavaa kohdetta.

Teatterin markkinointimateriaalit laadusta tinkimättä

Espoolainen Unga Teatern esittää korkeatasoista lasten- ja nuortenteatteria kahdella kielellä. Suuren osan omasta markkinointimateriaalistaan itse tuottava teatteri on luottanut jo vuosien ajan Documentuksen toimittamiin laitteisiin.

Unga Teaternin näytelmät ihastuttavat vuodesta toiseen niin ruotsin- kuin suomenkielistäkin yleisöä. Esityksiä järjestetään pääasiassa teatterin omalla Lillklobb-näyttämöllä Espoon Kilossa sekä Diana-näyttämöllä Helsingin Erottajankadulla. Lisäksi ohjelmistoon kuuluu jonkin verran kiertäviä produktioita. Jo vuonna 1960 perustettu lasten- ja nuortenteatteri on lajinsa vanhin Suomessa. Ohjelmistoa valittaessa lähtökohtana on, että se mikä on todella tärkeää elämässä kiinnostaa iästä riippumatta. Aktiivisen ja ajan hermolla pysyttelevän Unga Teaternin ohjelmistoon onkin valittu niin maailmankirjallisuuden klassikoita kuin huomattavasti uudempiakin näytelmiä.

Documentuksen yhteistyö espoolaisteatterin kanssa alkoi noin seitsemän vuotta sitten. Documentuksen Heikki Järvisen yhteydenotto herätti tuolloin luottamuksen siitä, että pätevä ja varmasti asiansa hoitava toimistotekniikan ammattilainen oli löytynyt.

Oikeat välineet kovaan käyttöön

Unga Teatern tekee itse valtaosan markkinointimateriaalistaan, joten Documentuksen toimittamalla Konica Minoltan laitteella on merkittävä rooli teatterin toiminnassa. Parhaillaan tulostuu materiaaleja esimerkiksi Viirun ja Pesosen joulusta sekä helmikuussa ensi-iltansa saavasta Charles Dickensin ikivihreästä Oliver Twististä. Markkinointikäytön vuoksi teatterin Konica Minoltalta vaaditaan ennen kaikkea erinomaista tulostusjälkeä sekä luotettavuutta. Näihin ominaisuuksiin on oltu tyytyväisiä, kuten laitteen helppokäyttöisyyteenkin. Konetta tarvitaan paljon myös toimiston ruutiinitöihin, kuten kopiointiin.

Unga Teaternin tuottaja ja hallintojohtaja Vibeke Löfgrén kehuu Documentuksen palvelua, joustavuutta ja alan tuntemusta. Löfgrén mainitsee Heikki Järvisen mukavaksi yhteistyökumppaniksi sekä arvostaa sitä, että sama mies on hoitanut asioita alusta asti. Kaikki sovittu on hoidettu aina ajallaan, eikä huoltoasioissakaan ole tullut vastaan ongelmia. Tulostuksen ja kopioinnin sujuvuus on siis antanut omalta osaltaan Unga Teaternin keskittyä olennaiseen – laadukkaan teatterin tekemiseen.

Korttialan edelläkävijä luottaa Documentukseen ja Konica Minoltaan

Vuonna 1922 perustettu Paletti on maamme johtava korttialan yritys, jonka tuotteet ovat tuttuja kaikille suomalaisille. Paletin tuotantolaitos ja logistiikkakeskus  Hämeenlinnassa ja koko maan kattava myyntiorganisaatio työllistävät noin 90 henkilöä. Merkittävä osa myyntiin tulevista korteista tuotetaan Documentuksen toimittamalla digitaalisella painokoneella.

Paletti on korttialan kehittäjä ja edelläkävijä, jonka pitkä historia merkitsee alan perinpohjaista tuntemusta. Yritys tuottaa suuret korttierät perinteisin painomenetelmin, mutta myös pienehköille painoksille on runsaasti tarvetta. Näitä yksittäisiä eriä varten tehokas ja ketterä digitaalinen painokone on paras mahdollinen ratkaisu. Paletti etsi viime vuonna uutta digilaitetta Hämeenlinnaan. Valinta tehtiin huolella, sillä virheetön tulostusjälki on kortteja painettaessa ensiarvoisen tärkeää.

Documentuksen edustama Konica Minolta oli jo ennalta tuttu ja hyväksi koettu merkki, mutta Paletti päätti silti testata myös kilpailijoiden laitteita. Konica Minolta C7000 selvisi tiukoista laatuvertailuista selvänä voittajana ja sopimus Documentuksen kanssa allekirjoitettiin kesällä 2012. Juuri Hämeenlinnaan rantautunut Documentus tarjosi kattavan huoltopalvelun omalla paikkakunnalla, joten yhteistyön aloittaminen tuntui kaikin puolin luontevalta.

Paletin hankintapäällikkö Heikki Nousiainen mainitsee Documentuksen vahvuuksiksi palvelun ja ajallaan toimivan huollon. Nopea ja luotettava huolto onkin Paletille elintärkeää, sillä Konica Minolta C7000 on avainasemassa yrityksen liiketoiminnan kannalta. Documentuksen toimittamalla laitteella tuotetaan vuodessa jopa 300 000 myyntiin menevää korttia. Nousiainen kehuu laitetta luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi.

Paletin toiminta alkoi vuonna 1922, jolloin E.J. Laakso halusi tuottaa jotain kaunista suomalaisiin koteihin. Ajat ovat muuttuneet, mutta korttien perusidea on pysynyt ennallaan. Nykyään Paletin omistavat toimitusjohtaja Ville Laakso ja Veera Laakso, jotka vievät perheyritystä eteenpäin jo neljännessä sukupolvessa. Lisäksi omistuskuviossa on mukana vähemmistöosakas Pictura Ab. Korttien lisäksi tuotevalikoimaan kuuluvat muun muassa kalenterit, paketointituotteet sekä pienet lahjatavarat. Paletista voi helposti tilata personoituja kortteja esimerkiksi kutsu- ja kiitoskäyttöön.

Paletti on laajentanut toimintaansa Viroon, Latviaan ja Liettuaan. Noin 60 henkeä työllistävät tytäryhtiöt ovat nostaneet Paletin markkinajohtajaksi myös Baltiassa. Koko konsernin liikevaihto vuonna 2012 oli yli 16 miljoonaa euroa.

Documentus nosti Allergia- ja Astmaliiton toimistotekniikan uudelle tasolle

Allergia- ja Astmaliitto jäsenyhdistyksineen on valtakunnallinen terveysjärjestö, jonka tehtävänä on parantaa suomalaisten elämänlaatua. Liitto aloitti tiiviin yhteistyön Documentuksen kanssa kaksi vuotta sitten parantaakseen liiton toimistotekniikan tehokkuutta. Laadukkaat monitoimilaitteet, jotka  täyttävät terveys- ja hiukkaspäästöstandardit sekä osaava palvelu ovat tehneet vaikutuksen talouspäällikkö Kaisu Eklöfiin.

Liitolla oli ennen yhteistyön alkamista käytössään useita erilaisia tulostimia. Tulostus- ja kopiointitöiden tiliöinti tuotti hankaluuksia ja kirjava laitekanta aiheutti myös ylimääräistä hallintotyötä. Documentus selvitti heti alkuun liiton toimistotekniikkaan liittyviä käytäntöjä ja kartoitti mahdollisia ongelmakohtia.

”Kartoituksessa selvisi, että keskitetty tulostuksenhallinta on meille sopiva ratkaisu, josta hyödymme monin tavoin. Esimerkiksi kaikki tulostus- ja kopiointityöt pystytään kohdentamaan omille tileille, mikä helpottaa hallintoa merkittävästi”, toteaa Eklöf.

Allergia- ja Astmaliitto otti käyttöönsä Konica Minoltan C452- ja C454-monitoimilaitteet toimistonsa molempiin kerroksiin.  ”Monitoimilaitteet ovat meillä todella kovassa käytössä, joten vaadimme niiltä suorituskykyä, monipuolisuutta ja luotettavuutta. Toimistohallintamme on saanut merkittävästi puhtia uusien laitteiden ansiosta”, iloitsee Kaisu Eklöf ja jatkaa: ”Olemme pystyneet ennen kaikkea tehostamaan työskentelyä ja vähentämään yksittäisten laitteiden kuormitusta.”

Useita sisäisiä työnkulkuja pystyttiin parantamaan uusien monitoimilaitteiden ansiosta merkittävästi.  ”Esimerkiksi sähköinen arkistointi on tehostunut. Useat esiasetukset helpottavat muun muassa paperidokumenttien muuttamista sähköiseen muotoon. Olemme päässeet eroon turhasta papereiden siirtelystä ja liiton sisäinen arkistointi on vähentynyt oleellisesti”, Kaisu Eklöf kertoo.

Ketterää ja toimivaa palvelua

Documentus on vahva toimistotekniikan asiantuntija, joka tarjoaa asiakkailleen räätälöityjä ratkaisuja ja henkilökohtaista asiakaspalvelua.  Eklöf mainitsee yhtenä merkittävänä vahvuutena ihmisläheisen toimintamallin. ”Yhteistyömme on toiminut erinomaisesti heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Arvostamme erityisesti Documentuksen joustavuutta ja asiakaspalveluasennetta”, talouspäällikkö kehuu.

Kaisu Eklöf nostaa esiin Documentuksen nopean reagoinnin erilaisiin tilanteisiin. ”Tukipalvelussa otetaan jokainen asiakas vakavasti ja tarpeen vaatiessa tullaan myös paikan päälle. Lisäksi Documentus pystyy ennakoimaan vikatilanteita ja päivittämään laitteen ohjelmistoja niin, ettei arkipäiväinen työmme häiriinny.”

Eräänlaista ennakointia on ollut myös pätevä opastus monitoimilaitteiden käyttöön. ”Hyvä ja kattava koulutus on nopeuttanut käytännön työskentelyä koko organisaatiossa. Käyttöönotto- ja koulutusvaihe sujui jouhevasti alusta loppuun tarjouksessa esitetyn suunnitelman mukaan”, kertoo Eklöf.

Puhdas ilma ei vaarannu

Toimistoilman laatu on luonnollisesti tärkeää Allergia- ja Astmaliitolle, joten monitoimilaitteiden valinnassa kiinnitettiin erityistä huomiota päästöihin ja terveysvaikutuksiin.  Tarjolla oli useita hyviä vaihtoehtoja, sillä Documentuksen päämies Konica Minolta on sitoutunut käyttäjäystävällisten tuotteiden ja tulostustekniikoiden kehittämiseen.  Konica Minoltan monitoimilaitteet täyttävät tulostusjärjestelmille asetetut tiukat standardit, jotka koskevat muun muassa hiukkaspäästöjä.

”Hedelmällinen yhteistyö Allergia- ja Astmaliiton kanssa kertoo, että tuotteemme noudattavat kansainvälisiä terveys- ja turvallisuusvaatimuksia. Liitolle toimitetut koneet täyttävät kaikki alan arviointi- ja sertifiointikriteerit”, toteaa Documentuksen Tommy Thun ylpeänä.