Documentus nosti Allergia- ja Astmaliiton toimistotekniikan uudelle tasolle

Allergia- ja Astmaliitto jäsenyhdistyksineen on valtakunnallinen terveysjärjestö, jonka tehtävänä on parantaa suomalaisten elämänlaatua. Liitto aloitti tiiviin yhteistyön Documentuksen kanssa kaksi vuotta sitten parantaakseen liiton toimistotekniikan tehokkuutta. Laadukkaat monitoimilaitteet, jotka  täyttävät terveys- ja hiukkaspäästöstandardit sekä osaava palvelu ovat tehneet vaikutuksen talouspäällikkö Kaisu Eklöfiin.

Liitolla oli ennen yhteistyön alkamista käytössään useita erilaisia tulostimia. Tulostus- ja kopiointitöiden tiliöinti tuotti hankaluuksia ja kirjava laitekanta aiheutti myös ylimääräistä hallintotyötä. Documentus selvitti heti alkuun liiton toimistotekniikkaan liittyviä käytäntöjä ja kartoitti mahdollisia ongelmakohtia.

”Kartoituksessa selvisi, että keskitetty tulostuksenhallinta on meille sopiva ratkaisu, josta hyödymme monin tavoin. Esimerkiksi kaikki tulostus- ja kopiointityöt pystytään kohdentamaan omille tileille, mikä helpottaa hallintoa merkittävästi”, toteaa Eklöf.

Allergia- ja Astmaliitto otti käyttöönsä Konica Minoltan C452- ja C454-monitoimilaitteet toimistonsa molempiin kerroksiin.  ”Monitoimilaitteet ovat meillä todella kovassa käytössä, joten vaadimme niiltä suorituskykyä, monipuolisuutta ja luotettavuutta. Toimistohallintamme on saanut merkittävästi puhtia uusien laitteiden ansiosta”, iloitsee Kaisu Eklöf ja jatkaa: ”Olemme pystyneet ennen kaikkea tehostamaan työskentelyä ja vähentämään yksittäisten laitteiden kuormitusta.”

Useita sisäisiä työnkulkuja pystyttiin parantamaan uusien monitoimilaitteiden ansiosta merkittävästi.  ”Esimerkiksi sähköinen arkistointi on tehostunut. Useat esiasetukset helpottavat muun muassa paperidokumenttien muuttamista sähköiseen muotoon. Olemme päässeet eroon turhasta papereiden siirtelystä ja liiton sisäinen arkistointi on vähentynyt oleellisesti”, Kaisu Eklöf kertoo.

Ketterää ja toimivaa palvelua

Documentus on vahva toimistotekniikan asiantuntija, joka tarjoaa asiakkailleen räätälöityjä ratkaisuja ja henkilökohtaista asiakaspalvelua.  Eklöf mainitsee yhtenä merkittävänä vahvuutena ihmisläheisen toimintamallin. ”Yhteistyömme on toiminut erinomaisesti heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Arvostamme erityisesti Documentuksen joustavuutta ja asiakaspalveluasennetta”, talouspäällikkö kehuu.

Kaisu Eklöf nostaa esiin Documentuksen nopean reagoinnin erilaisiin tilanteisiin. ”Tukipalvelussa otetaan jokainen asiakas vakavasti ja tarpeen vaatiessa tullaan myös paikan päälle. Lisäksi Documentus pystyy ennakoimaan vikatilanteita ja päivittämään laitteen ohjelmistoja niin, ettei arkipäiväinen työmme häiriinny.”

Eräänlaista ennakointia on ollut myös pätevä opastus monitoimilaitteiden käyttöön. ”Hyvä ja kattava koulutus on nopeuttanut käytännön työskentelyä koko organisaatiossa. Käyttöönotto- ja koulutusvaihe sujui jouhevasti alusta loppuun tarjouksessa esitetyn suunnitelman mukaan”, kertoo Eklöf. 

Puhdas ilma ei vaarannu

Toimistoilman laatu on luonnollisesti tärkeää Allergia- ja Astmaliitolle, joten monitoimilaitteiden valinnassa kiinnitettiin erityistä huomiota päästöihin ja terveysvaikutuksiin.  Tarjolla oli useita hyviä vaihtoehtoja, sillä Documentuksen päämies Konica Minolta on sitoutunut käyttäjäystävällisten tuotteiden ja tulostustekniikoiden kehittämiseen.  Konica Minoltan monitoimilaitteet täyttävät tulostusjärjestelmille asetetut tiukat standardit, jotka koskevat muun muassa hiukkaspäästöjä.

”Hedelmällinen yhteistyö Allergia- ja Astmaliiton kanssa kertoo, että tuotteemme noudattavat kansainvälisiä terveys- ja turvallisuusvaatimuksia. Liitolle toimitetut koneet täyttävät kaikki alan arviointi- ja sertifiointikriteerit”, toteaa Documentuksen Tommy Thun ylpeänä.

Ota yhteyttä niin kerromme mielellämme lisää...